Miejsce pracy bezpośrednio wpływa na sposób funkcjonowania firmy. Dlatego wynajem biura powinien być dokładnie przemyślany. Należy zwrócić uwagę na wiele czynników, które umożliwią znalezienie idealnego lokalu. By ułatwić Ci wybór, przygotowaliśmy krótki poradnik, z którego dowiesz się, jak wynająć biuro.
Sprawdź 9 cennych wskazówek!
Wynajem biura – wskazówki
Zastanawiając się, jak wynająć biuro nie można skupiać się tylko na sprawach technicznych dotyczących np. podpisywania umowy. Równie ważny (a nawet ważniejszy) jest wybór odpowiedniego lokalu. Biuro powinno być dostosowane do potrzeb pracowników i charakteru działalności. Dzięki temu możliwe jest stworzenie przyjaznej przestrzeni do pracy, która sprzyja rozwojowi firmy. Poniżej znajdziesz 9 kwestii, na które należy zwrócić uwagę, jeśli interesuje Cię wynajęcie biura.
1. Lokalizacja jest najważniejsza
Wynajem biura w oddalonym i źle skomunikowanym miejscu na pewno nie jest dobrym pomysłem. Nie tylko utrudni to pracownikom dojazd do pracy, ale także może wpłynąć na decyzje potencjalnych klientów, którzy mogą z tego powodu zrezygnować z Twoich usług. Gdzie zatem wynająć powierzchnie biurowe? Przede wszystkim w miejscu, do którego jest łatwy dojazd. Najlepszym rozwiązaniem jest oczywiście centrum miasta, ale wybór tej lokalizacji wiąże się z większymi opłatami. Dlatego musisz przemyśleć, czy Twoja firma jest w stanie płacić więcej, czy wolisz wybrać nieco oddalone powierzchnie biurowe do wynajęcia.
2. Nie koncentruj się wyłącznie na aspektach finansowych
Chcesz znaleźć idealne biura na wynajem? Nie skupiaj się tylko na aspekcie finansowym. Oczywiście jest on niezwykle ważny, gdyż zbyt duże koszty mogą negatywnie wpłynąć na działalność firmy. Warto jednak nieco zainwestować więcej w przestrzeń, która wpłynie na większą kreatywność i umożliwi dalszy rozwój firmy. Dlatego wybierając pomieszczenie biurowe do wynajęcia, zwróć uwagę na to, by były dostosowane do charakteru Twojej działalności. Innej przestrzeni potrzebują firmy przyjmujące klientów, a innej pracujące zdalnie np. przy sprzedaży internetowej.
3. Metraż biura a liczba pracowników
Sprawdzając, jakie lokale użytkowe biurowe na wynajem znajdują się w Twojej okolicy, musisz szczególną uwagę zwrócić na ilość pracowników. Przede wszystkim z jednej strony w lokalu musi znaleźć się miejsce na biurko dla każdej osoby, którą zatrudniasz, a z drugiej powinno pozostać sporo miejsca wolnego, w którym możliwe jest swobodne poruszanie się. Wpłynie to znacząco nie tylko na komfort pracy, ale także na walory estetyczne. Zagracona przestrzeń nie prezentuje się dobrze i może wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy.
Warto podkreślić, że sposób zagospodarowania przestrzeni określają także przepisy, według który na każdą osobę powinno przypadać 2 m2 wolnej przestrzeni, czyli takiej bez mebli, urządzeń i innych elementów wyposażenia. W praktyce jednak, planując wynajem powierzchni biurowej warto zaplanować 5 m2 dla każdego pracownika.
4. Możliwość aranżacji przestrzeni biurowej
Powierzchnie biurowe na wynajem powinny umożliwiać swobodną aranżację wnętrza. Zrezygnuj więc z widowiskowych, aczkolwiek trudnych do zagospodarowania przestrzeni, w której np. dominują zaokrąglone ścianach.
Ponadto w wynajmowanym biurze powinny bez problemu zmieścić się wszystkie biurka, regały i inne potrzebne meble drewniane. Co ważne muszą być one ustawione w taki sposób, by nie utrudniać pracy żadnemu pracownikowi i by każdy czuł się swobodnie.
5. Myśl o przyszłości
Decydując się na wynajem biura, należy też myśleć o przyszłości. Co to oznacza? Głównie to, że lokale użytkowe biurowe na wynajem powinny być gotowe na dalszy rozwój firmy. Weź pod uwagę, że z czasem zaczniesz zatrudniać więcej pracowników, dla których będzie potrzebne dodatkowe miejsce pracy. Wybierając większe biuro na wynajem, unikniesz częstej konieczności zmieniania lokalu, która wiąże się nie tylko z dodatkowymi kosztami, ale także z marnowaniem czasu i stresem.
6. Standard lokalu
Lokale biurowe do wynajęcia powinny być dostosowane do wielogodzinnej pracy wielu osób. Dlatego, zanim zdecydujesz się na daną przestrzeń, upewnij się, jaki jest stan kuchni czy toalet. Sprawdź także, jak wygląda kwesta ogrzewania lokalu, wielkość okien wpuszczających do pomieszczenia naturalne światło słoneczne oraz czy biuro będzie odpowiednio chronione. Istotnym aspektem jest także sprawdzenie, czy w pomieszczeniu znajdują się meble biurowe oraz jaki jest ich stan techniczny.
Na standard wynajmowanej powierzchni wpływa także to, jak budynek wygląda z zewnątrz. To na podstawie tego klienci mogą oceniać Twoją firmę.
7. Sprawdź wszystkie opłaty
Oczywiste jest, że wynajem biura to kosztowna sprawa. Dlatego dokładnie przemyśl swoje koszty i sprawdź wszystkie opłaty, które związane są z danym lokalem. Dzięki temu możliwe będzie zaplanowanie budżetu. Jeśli koszty okażą się zbyt wysokie, czasem lepiej zrezygnować i znaleźć tańszą opcję.
8. Skorzystaj z pomocy profesjonalistów
Nie wiesz jakie biuro wynająć? Nie bój się skorzystać z pomocy profesjonalistów! Dzięki temu, że o obecnym rynku nieruchomości wiedzą oni wszystko podpowiedzą Ci, która oferta jest opłacalna, a w przypadku której znacznie przepłacisz. Pomogą Ci także zweryfikować potrzeby Twojej firmy i znajdą lokal dostosowany do profilu Twojej działalności. Wielu specjalistów zajmuje się także negocjacją cen i warunków umowy.
9. Sprawdź dokładnie kim jest zarządca nieruchomości
Obsługa sprawowana przez zarządcę nieruchomości jest bardzo istotna z wielu powodów. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na to, jak wygląda komunikacja z nim i czy przebiega w przyjaznej atmosferze. Dzięki temu zyskasz pewność, że zgłoszone przez Ciebie usterki zostaną szybko i bezproblemowo naprawione. Zarządca odpowiada także za dobry stan powierzchni wspólnych, tereny zielone, wygląd budynku i jego ochronę. Dlatego przed wynajmem biur zwróć uwagę na te aspekty.
Wiesz, jak wynająć biuro – co dalej?
Wiesz już, jak wynająć biuro, teraz musisz o nie odpowiedni zadbać. Zacznij od wyboru mebli. W biurze najlepiej sprawdzą się drewniane elementy wyposażenie. Dzięki nim nie tylko praca będzie przebiegać bezproblemowo, ale także Twoja firma zyska wiele wizerunkowo. Drewniane meble kojarzą się z profesjonalizmem i rzetelnymi usługami. Ich dodatkową zaletą jest długa żywotność. Wystarczy dowiedzieć się, jak dbać o meble drewniane, by cieszyć się nimi przez wiele lat.